Digitaal archiveren

De Justitiële Informatiedienst ontzorgt JenV-organisaties die zelf niet beschikken over geschikte voorzieningen voor het archiveren van digitale documenten. Zij kunnen hiervoor  gebruik maken van het CDD+ of CDO.

Het CDO is specifiek ingericht voor flitsfoto’s, heeft een standaard inrichting en is alleen te gebruiken via een koppeling met een eigen applicatie. Het CDD+ is geschikt voor vrijwel alle soorten documenten en is ook te gebruiken via een door de Justitiële Informatiedienst ontwikkelde en beheerde webpagina (GUI).

Bij het CDD+ is het daarnaast mogelijk om, in overleg:

• nieuwe functionaliteit te laten ontwikkelen;
• documenten te verduurzamen;
• documenten uit te wisselen met andere gebruikers.

Product

Het product van deze dienst is een digitaal opgeslagen en beschikbaar document dat alleen toegankelijk is voor personen die daar recht op hebben en gecontroleerd kan worden vernietigd of overgebracht naar het Nationaal Archief.

Specificaties

Deze dienst is geschikt voor alle JenV-organisaties die digitale documenten willen archiveren.

Organisaties die geen onderdeel zijn van JenV maar wel actief zijn in de (straf)recht-, migratie- of jeugdzorgketen kunnen eveneens gebruik maken deze dienst. Voor hen gelden mogelijk wel beperkingen.

Aanvullende/gelieerde diensten

Digitaal archiveren documenten is gerelateerd aan:

• Verduurzamen documenten
  Documenten in het Centraal Digitaal Depot (CDD+) worden, waar mogelijk, door de Justitiële Informatiedienst verduurzaamd door ze om te zetten naar een bestandsformaat waarmee ze ook op lange termijn toegankelijk blijven, zoals PDF/a.
   
• Inrichten archieven
  De Justitiële Informatiedienst richt voor iedere archiefvormer een eigen archief in binnen het CDD+. Dit archief is afgestemd op de wet- en regelgeving die voor de archiefvormer geldt en de digitale documenten en metadata van het bronsysteem waaruit ze afkomstig zijn.
   
• Delen van documenten
  Gebruikers van het CDD+ kunnen hun documenten delen met andere gebruikers.
   
• Nieuwbouw en beheer Bestandenpostbus, CDD+ en CDO
  De Justitiële Informatiedienst beschikt over medewerkers die het functioneel beheer uitvoeren van Bestandenpostbus, CDD+ en CDO. Daarnaast is het, bij gebruik van het CDD+, mogelijk om in overleg nieuwe functionaliteit toe te voegen.
   
• Digitaliseren documenten
  De Justitiële Informatiedienst digitaliseert papieren documenten zodat deze duurzaam digitaal bewaard kunnen worden, bijvoorbeeld in het CDD+.
   
• Adviseren duurzame toegankelijkheid
  De Justitiële Informatiedienst beschikt over een expertisecentrum dat is gespecialiseerd in duurzame toegankelijkheid van documenten. Zij onderzoeken en beoordelen onder meer nieuwe wet- en regelgeving, bestandsformaten en andere relevante ontwikkelingen en vertalen deze naar aanpassingen, en adviseren aan collega’s en ketenpartners over duurzame toegankelijkheid. Ook ondersteunen zij bij het opstellen van het besluit en daaraan gekoppelde handboek vervanging.

Beschikbaarheid

Deze dienst is beschikbaar voor alle organisaties die actief zijn binnen de JenV-ketens. De leveringsvoorwaarden en andere afspraken omtrent de dienstverlening worden vastgelegd in een Diensten Niveau Overeenkomst (DNO).

Aanvraagprocedure

U kunt deze dienst aanvragen via info@justid.nl. de Justitiële Informatiedienst neemt dan binnen 5 werkdagen contact met u op voor het inplannen van een intakegesprek.

Kosten

Het CDD+ is een gemeenschappelijke basisvoorziening. Dit betekent dat JenV-organisaties bijdragen in de kosten van het CDD+. De algemene en generieke kosten worden in rekening gebracht door de Directie Informatisering en Inkoop en de directe kosten (opslag en aantal archiefbescheiden) door de Justitiële Informatiedienst.

Start uw aanvraag

Voor meer informatie of voor het aanvragen van een dienst/product kunt u via de mail contact opnemen met de afdeling Klant Contact en Service van de Justitiële Informatiedienst. Het mailadres is info@justid.nl.

Wat doet u?

U zorgt zelf voor:

• het mogelijk maken van de koppeling tussen uw applicatie(s) en CDD+;
• het opslaan van digitale documenten in het CDD+;
• het tijdig aanleveren van informatie over de door u gebruikte metadata en documenten met afwijkende bestandsformaten.

Wat doet Justid?

Justid zorgt voor:

• het mogelijk maken van de koppeling tussen CDD+ en uw applicatie(s);
• het gereedmaken van CDD+ voor archivering van uw digitale documenten door het inrichten van een archief en eventuele nieuwe functionaliteit.

Wat doen derden?

De Justitiële Informatiedienst voert de dienst archiveren digitale documenten zelf uit. Het CDD+ en CDO zijn intern ontwikkeld en beheerd. Het Rijksdatacenter levert technische en facilitaire ondersteuning.

Governance

De Justitiële Informatiedienst ziet er op toe dat alle relevante normen en eisen, zoals onder meer vastgelegd in de Archiefwet, worden toegepast. Hiervoor is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) ingericht. Daarnaast vindt er regelmatig afstemming plaats met de gebruikers van het CDD+, in onder meer de Change Advisory Board en Gebruikersraad.

Certificering

De Justitiële Informatiedienst is gestart met het aanvraagtraject voor  Core Trust Seal (CTS) certificering voor het CDD+ en hoopt deze in 2021 af te ronden. Zie verder de dienst Verduurzamen documenten.

Updates

De voor deze dienst gebruikte hard- en software wordt ondersteund en up-to-date gehouden door de Justitiële Informatiedienst, in samenwerking met het Rijksdatacenter.

Bijzonderheden

Niet van toepassing.

Voorlichtingsmateriaal

• Factsheet CDD+ (DI&I)
• Introductiefilm CDD+

Technische en functionele informatie

Niet van toepassing.

Handleidingen

Niet van toepassing.

Overige documentatie

Niet van toepassing.