NFI en Justid slaan handen ineen bij digitalisering archiefstukken
Het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) en de Justitiële Informatiedienst (Justid) zijn een samenwerking gestart om digitalisering van archiefstukken van het NFI en archiveren op het archiefsysteem CDD+, een gemeenschappelijke digitale basisdienst van Justitie en Veiligheid (JenV), mogelijk te maken. Dat gebeurt op locatie bij het NFI in Den Haag, waarbij Justid de verantwoordelijkheid krijgt voor de correcte verwerking van de papieren archiefstukken.
De archiefstukken van het NFI worden ‘on-premise’ gedigitaliseerd. Dat wil zeggen dat de stukken niet fysiek worden gescand bij Justid, maar ter plekke bij het NFI. Vervolgens worden de gedigitaliseerde stukken in het Centraal Digitaal Depot (CDD+) van Justid opgeslagen. Justid levert de expertise die noodzakelijk is om dit alles mogelijk te maken: vijf medewerkers van Justid, waaronder drie arbeidsparticipanten, zullen voor langere tijd bij het NFI aan de slag gaan om de digitaliseringsklus in goede banen te leiden.
Samenwerking
Tot op heden voerde Justid zijn scan- en archiveringsdiensten uit met behulp van een eigen scanstraat in Zutphen. Het is voor het eerst dat Justid op deze wijze op grote schaal ‘op locatie’ zijn expertise inzet. “De samenwerking met het NFI heeft tijdens de voorbereidingen alle vertrouwen gegeven op een geslaagd einde”, zegt programmadirecteur Informatiehuishouding (IHH) Guiny Kustner van Justid. “De samenwerking heeft nu al een prachtig resultaat opgeleverd, laat staan over een paar jaar.” Peter Blom, CIO van het NFI, voegt hieraan toe: “CDD+ is nu al een succes voor het NFI en voor onze partners Justid, Programma Open op Orde en Binnenwerk en draagt bij aan de invulling van ons IV-meerjarenplan voor een veiliger samenleving.” Ook Ingeborg Harmsen, programmamanager ‘Open op Orde’ JenV is blij: “Fijn dat we als programma hebben bijgedragen aan dit succes. Goed om te zien dat een programma leidt tot mooie resultaten!”
Tijdens het schonen worden stukken onder meer ontdaan van nietjes en gereed gemaakt voor het digitaliseren, voordat ze richting de scanner gaan. Daarnaast moeten de gemaakte scans achteraf goed gecontroleerd worden. Dit werk wordt gedaan door mensen van Binnenwerk, een Rijksonderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan een baan binnen het Rijk helpt. Namens Justid zullen drie Binnenwerk-medewerkers bij het NFI aan de slag gaan om gezamenlijk met twee Justid-medewerkers de digitalisering van de archiefstukken in goede banen te leiden.
Expertise
“We hebben in Zutphen veel expertise opgebouwd in het digitaliseren van stukken en zetten die graag in bij het NFI ter plaatse”, zegt coördinator Digitaliseringsdienst van Justid Esther Dijkink. “Op de scanstraat van het NFI is de inhoudelijke kennis nabij en dat is ook echt nodig voor deze specifieke dossiers. Kortom: wij bundelen onze kennis en kunde om er samen een prachtig project van te maken.”