Verstrekken van dubbele akten burgerlijke stand

De Justitiële Informatiedienst is aangewezen als Centrale Bewaarplaats van de dubbelen van akten en latere vermeldingen van de burgerlijke stand. Alle gemeenten leveren daarom jaarlijks de dubbelen van hun akten burgerlijke stand bij ons aan. Ook sturen zij regelmatig de latere vermeldingen toe. Dit zijn aanvullingen op een akte, bijvoorbeeld als een huwelijk wordt beëindigd.

Bij vermissing of verminking van het gemeentelijke exemplaar kan een gemeente of consulaat de Justitiële Informatiedienst vragen om een afschrift (een getekende reproductie) toe te sturen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn na brand in een gemeentehuis. De gemeente of het consulaat kan een kopie van dat afschrift aan een burger verstrekken.

Het product

Het product van deze dienst is een afschrift van een akte van de burgerlijke stand.

Specificaties

Niet van toepassing.

Aanvullende diensten/gelieerde diensten

Beschikbaar stellen dubbele burgerlijke stand is gerelateerd aan:

• Digitaliseren en beheren dubbelen burgerlijke stand
  De door gemeenten aangeleverde dubbelen van akten en latere vermeldingen burgerlijke stand worden door de Justitiële Informatiedienst gedigitaliseerd en opgeslagen.

Beschikbaarheid

Deze dienst geeft uitvoering aan een wettelijk taak en is alleen beschikbaar voor Nederlandse gemeenten en consulaten bij vermissing of verminking van het gemeentelijke exemplaar.

Leveringstijden zijn in overleg.

Aanvraagprocedure

U kunt deze dienst schriftelijk aanvragen via digitaliseringsdienst@justid.nl.

Kosten

Deze dienst is in de meeste gevallen kosteloos. Bij grote aantallen –bijvoorbeeld hele jaargangen- kunnen wel kosten in rekening worden gebracht.

Wat doet u?

Een gemeente of consulaat zorgt zelf voor:

• het schriftelijk aanvragen van een afschrift van akten burgerlijke stand en latere vermeldingen;
• het verstrekken van een kopie van een afschrift aan een burger.

Wat doet Justid?

De Justitiële Informatiedienst zorgt voor het:

• printen en ondertekenen van de gevraagde akten burgerlijke stand;
• verstrekken van (een kopie van) afschriften van akten burgerlijke stand aan de aanvrager.

Wat doen derden?

De Justitiële Informatiedienst voert de dienst beschikbaar stellen dubbelen burgerlijke stand volledig zelf uit.

Governance

De Justitiële Informatiedienst ziet er op toe dat alle relevante normen en eisen, zoals onder meer vastgelegd in Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, het Besluit Burgerlijke Stand 1994, Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand en de Archiefregeling, worden toegepast. Hiervoor is een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) ingericht, inclusief diverse controles op, onder meer, de kwaliteit van de scans.

Certificering

Niet van toepassing.

Updates

Niet van toepassing.

Bijzonderheden

Niet van toepassing.

Voorlichtingsmateriaal

• Factsheet Centrale bewaarplaats voor de Dubbelen van de Burgerlijke Stand.

Technische en functionele informatie

Niet van toepassing.

Handleidingen

Niet van toepassing.

Overige documentatie

Niet van toepassing.