Wat zou jij doen met 100 miljoen documenten?
Grote kans dat je antwoord is: opslaan in een (digitaal) archief! Maar waar moet zo’n archief dan aan voldoen? Je wilt je bestanden bijvoorbeeld eenvoudig kunnen terugvinden. En je wilt toch ook zeker weten dat je documenten authentiek zijn? De Justitiële Informatiedienst (Justid) biedt met het Centraal Digitaal Depot (CDD+) dé gemeenschappelijke basisdienst binnen JenV voor dossier- en archiefvorming. In de afgelopen jaren zijn al diverse organisaties binnen JenV aangesloten op het CDD+. In dit artikel laat een aantal JenV-collega’s hun licht op het CDD+ schijnen.
CDD+ als dagelijks uitwisselingsmechanisme
Eén van de organisaties die aangesloten is op het CDD+ is de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Selectiefunctionaris René Zomerschoe presenteerde zijn bevindingen op de conferentie de Digitale Rechtsstaat van 12 november jl. en zegt: “Ik gebruik het CDD+ dagelijks. Daarin is onder andere ons TBS-archief ondergebracht. Van een archief zou je misschien niet verwachten dat het zo actief wordt gebruikt. Maar het CDD+ is eigenlijk veel meer dan dat. Het is mede als uitwisselingsmechanisme van gegevens ontwikkeld. Dat maakt het voor ons tot een onontbeerlijk instrument in onze dagelijkse praktijk. Zo wisselen we informatie uit met bijvoorbeeld het OM, IND en het Pieter Baan Centrum. Want ook TBS-klinieken hebben een aansluiting. Het CDD+ is dan de bron waarvan we als ketenpartners zeker weten dat de gegevens authentiek zijn.”
Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik
Wat is nu de meerwaarde van het CDD+ en waarin onderscheidt het zich van veel andere archiefsystemen? Gerben Kleine is manager (ad interim) van de Digitaliserings- en Archiveringsdienst (DAD) bij Justid en vanuit die rol verantwoordelijk voor het CDD+: “De JenV-organisaties beheren en bewaren vaak grote aantallen digitale documenten. Sommige documenten voor slechts een korte periode, andere tientallen jaren. Maar veel JenV organisaties zijn zelf niet geoutilleerd om grote aantallen documenten duurzaam te archiveren. Het CDD+ speelt een belangrijke rol bij het op orde brengen én houden van de informatiehuishouding binnen JenV. Als e-depot is het echter veel meer dan een archiefsysteem. Dat begint al bij het basisprincipe ervan, de enkelvoudige opslag van informatie. Dit houdt in dat een bestand dat op meerdere plekken of bij meerdere organisaties voorkomt, in het CDD+ niet meerdere keren hoeft te worden opgeslagen. Hoe voor de hand dit gezonde basisprincipe ook klinkt, het is zeker niet de regel binnen JenV. Door de koppeling van de enkelvoudig opgeslagen informatie aan onder andere metadata kunnen de onderliggende gegevens op veel manieren worden gedeeld met onze afnemers binnen JenV. Dat noemen we meervoudig gebruik”, aldus Gerben.
Veranderende eisen en wensen
Hoe maakt Justid het waar dat al die miljoenen documenten netjes verwerkt worden in het CDD+ en ook nog eens toegankelijk zijn? Applicatie architect Ewout Reinders van Justid vertelt: “In kleine, maar soms ook heel grote batches worden documenten aan het CDD+ vanuit onze ketenpartners aangeleverd. Om die variatie in omvang goed te beheersen, hebben we de module ‘flexibele ingest’ geïmplementeerd. Met deze module kunnen we per aangesloten organisatie efficiënt inrichten hoe we bestanden in het CDD+ opslaan. Zo kunnen we heel flexibel inspelen op wisselende volumes en veranderende wensen, bijvoorbeeld het ondersteunen van meer diversiteit aan bestandsformaten.”
Inzet AI bij digitaal intelligent metadateren
Juiste metadata bij informatieobjecten is essentieel voor een goede informatiehuishouding. Het is een randvoorwaarde om informatie terug te vinden en goede selecties te maken. Ewout: “Binnen JenV is er een grote hoeveelheid stukken waarvan de metadata niet of niet volledig aanwezig is. Het handmatig aanvullen van deze metadata is echter een kostbare aangelegenheid. Met onze Dienst Intelligent Metadateren (DIM) zijn er verschillende manieren om de metadata aan te vullen. Bijvoorbeeld door het combineren van bestaande metadata uit meerdere systemen, maar ook door het inzetten van Artificial Inteligence (AI). Je kunt DIM beschouwen als het voorportaal van het CDD+ om grote bestandenvolumes efficiënt te kunnen verwerken.”
Doorontwikkeling
Een groeiend aantal organisaties binnen JenV wil op het CDD+ aansluiten. Dat vereist dat het CDD+ robuust is, maar ook tijdig inspeelt op (nieuwe) wensen van ketenpartners. Alex Maas voert als domeinhouder vanuit de Directie Informatievoorziening en Inkoop (DI&I) regie op de doorontwikkeling van het CDD+. Hij zegt: “Overzicht en inzicht in de veelheid van wensen en belangen is essentieel voor de doorontwikkeling. Inmiddels heeft Justid met onder meer load- en stresstesten en de al genoemde flexibele ingest aangetoond robuust te zijn. Daarnaast bestaat de behoefte aan nieuwe functionaliteiten. Denk aan verbetering van de zoek en vind mogelijkheden, toepassing van multimedia en ondersteuning van de Wet open overheid. Bovendien hebben we te maken met de doelen van het Rijksbrede programma Open op Orde. Dat beoogt de informatiehuishouding van de Rijksoverheid te verbeteren en transparanter te maken. Al die eisen en wensen bundelen we om zo goede afwegingen te maken in prioriteit en tempo.”