Derde innovatieweek Justid afgerond
De derde interne innovatieweek van de Justitiële Informatiedienst (Justid) zit erop. Van 4 tot en met 11 april zijn Justid-medewerkers in de gelegenheid gesteld om op verschillende manieren met innovatie aan de slag te gaan. Innovatiemanager Tom Schepers blikt tevreden terug. “Niet ieder probleem hoeft innovatief te zijn, maar je kunt problemen wel innovatief oplossen.”
Het idee voor een gezamenlijke interne innovatieweek komt voort uit een werkwijze die al langer door ontwikkelteams binnen Justid wordt gebruikt. Ze maken in zogenoemde sprints gebruik van een tussenweek, ook wel perronweek genoemd. In die week wordt de ‘ontwikkeltrein’ even gepauzeerd en is er ruimte voor bijvoorbeeld innovatie. Deze perronweken vormen de basis voor de Justid-brede innovatieweek.
Justid biedt zijn medewerkers in de jaarlijks terugkerende week meerdere mogelijkheden om iets aan innovatie te doen. Zo krijgen medewerkers allereerst de ruimte en tijd om op een innovatieve manier aan problemen te werken. “Sommige collega’s gebruiken de week als team om gericht specifieke problemen aan te pakken en zo bestaand werk weg te werken.” Zo zijn er deze keer bijvoorbeeld kleine verbeteringen ontwikkeld die het werk van onze collega’s bij het matchen van personen vereenvoudigen. Maar het is volgens Tom bijvoorbeeld ook mogelijk om in je eentje een nieuw probleem te onderzoeken. Daarnaast zijn er gedurende de week nog workshops en andere activiteiten georganiseerd, allemaal gericht op innovatie.
Het betekent overigens niet dat heel Justid een week lang full-time met innovatie bezig is geweest. Tom: “Het werk gaat gewoon door. Sommige collega’s kunnen de innovatieweek inpassen in hun bestaande werkzaamheden, anderen spelen zichzelf een paar uur vrij om zo aan de activiteiten mee te kunnen doen.”
Vraagstukken
Voor het eerst is in de innovatieweek gebruik gemaakt van vooraf aangemelde vraagstukken. “Voorheen brachten medewerkers tijdens de week hun eigen onderwerpen in. Nu lagen er ook al zeven vraagstukken vanuit de organisatie klaar”, legt Tom uit. Vragen als ‘Wat wordt onze volgende gemeenschappelijke dienst?’, ‘Hoe verbeteren we de performance van onze werkplekken?’ of ‘Hoe laten we beter zien wat we doen bij Justid?’. Iedereen mocht zijn of haar hoofd buigen over één van deze vragen, die stuk voor stuk ingebracht zijn door een ‘probleemeigenaar’ binnen Justid.
In totaal zijn er zeven bredere vraagstukken geformuleerd. Tom is tevreden over deze aanpak. “De vraagstukken zijn breed gericht op ons werk en geven focus. Daarnaast is er meer kans op een vervolg omdat de probleemhouder na de innovatieweek verder kan gaan met de bedachte oplossing.”
Winnaar
Collega’s die aan eigen onderwerpen hebben gewerkt, konden hun resultaten aan het einde van de week delen in een interne kennissessie. Teams die één van de zeven vraagstukken hebben opgepakt, hebben hun bevindingen gepresenteerd. Een jury heeft vervolgens de plannen beoordeeld. De winnaar krijgt geen (geld)prijs, maar wordt in plaats daarvan geholpen om het idee verder te brengen.
Het winnende team van dit jaar heeft een innovatief antwoord gevonden op de vraag ‘Hoe laten we beter zien wat we doen bij Justid?’. Tom: “Er is gewerkt aan een plan om VR-brillen in te zetten om ons werk zichtbaar te maken. We hebben gemerkt dat VR een goede manier is om de complexiteit van ons werk te laten zien. Deze techniek kunnen we vervolgens inzetten op bijvoorbeeld tech-events en carrièrebeurzen.”
Wil je meer weten over innovatie bij Justid? Of heb jij als organisatie binnen Justitie en Veiligheid een vraagstuk dat Justid op innovatieve wijze op zou kunnen lossen? Neem dan contact op met Tom Schepers via info@justid.nl.