Doorontwikkeling CDD+ draagt bij aan een duurzame informatiehuishouding

Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik is één van de voordelen die het CDD+ biedt. Dit is een unieke eigenschap die de meeste andere archiefsystemen niet hebben. Het CDD+ staat aan de vooravond van een flinke doorontwikkeling. Nu al zijn er meer dan 100 miljoen informatie-objecten opgeslagen. Een flinke groei van organisaties die overwegen aan te sluiten dient zich aan.

Sinds zomer vorig jaar werken de Directie Informatievoorziening & Inkoop (DI&I) als opdrachtgever en Justid als opdrachtnemer in een programma-organisatie samen aan de doorontwikkeling van het systeem. Drie nauw betrokkenen laten in dit artikel hun licht schijnen op het belang, de ontwikkelingen en de toekomst van het CDD+.

Enkelvoudige opslag als fundament

“Het plusteken bij CDD+ staat er niet voor niets”, zegt Alex Maas, domeinhouder Documentdiensten bij DI&I. Het CDD+ speelt een belangrijke rol bij het op orde brengen én houden van de informatiehuishouding binnen JenV. “Het is als e-depot veel meer dan een archiefsysteem. Dat begint al bij het basisprincipe ervan, de enkelvoudige opslag van informatie. Dit houdt in dat een bestand dat op meerdere plekken of bij meerdere organisaties voorkomt, in het CDD+ niet meerdere keren hoeft te worden opgeslagen. Hoe voor de hand dit gezonde basisprincipe ook klinkt, het is zeker niet de regel binnen JenV.”

Meervoudig gebruik als belofte

Alex legt uit: “Door de koppeling van de enkelvoudig opgeslagen informatie aan onder andere metadata kunnen de onderliggende gegevens op veel manieren worden gedeeld met onze afnemers binnen JenV. Dat noemen we meervoudig gebruik. Een goed voorbeeld waar dat plaatsvindt is de Migratieketen. De partijen in die keten delen en wisselen informatie uit met als bron het CDD+. Dat leidt tot efficiency en een goede data-kwaliteit. Natuurlijk wordt de veiligheid geborgd binnen de technische infrastructuur van JenV en met garanties voor geautoriseerde toegang tot de gegevens.”

Basis robuust

Het CDD+ is bewezen succesvol gezien het vertrouwen dat de huidige afnemers in het systeem hebben. Ook het groeiend aantal organisaties dat wil aansluiten bevestigt dat. Toch is er een (centrale) programmaorganisatie ingericht die zich bezighoudt met de doorontwikkeling van het CDD+. Wat is daar de reden van? Douwe Pieter van den Bos, voorzitter van de stuurgroep CDD+ ontwikkelingen 2023 – 2025, legt uit: “Om de toename van nieuwe afnemers en de groei van zowel het volume aan documenten als ook de bestandsgrootte daarvan aan te kunnen, moet je systeem op de eerste plaats robuust zijn. Om dat aan te tonen worden bijvoorbeeld load- en stresstesten doorgevoerd om te zien of het systeem de groei ook echt aan kan. Voor dat deel is Justid met zijn programma Toekomstvaste Informatievoorziening (TIV) verantwoordelijk.” Wordt er daarbij voor gezorgd dat de continuïteit van de lopende dienstverlening niet in gevaar komt? Douwe Pieter: “Dat is gewaarborgd. Tijdens de verbouwing is de winkel gewoon geopend, zoals dat zo mooi heet.”

Sturing vanuit centrale programmaorganisatie

Het programma TIV zorgt dus dat het CDD+ op de toekomst is voorbereid. Met welk doel is er dan een centrale programmaorganisatie met een stuurgroep ingericht? Douwe Pieter vervolgt: “Overzicht en inzicht in de veelheid van wensen en belangen is essentieel voor de doorontwikkeling. Want enerzijds maken we het CDD+ robuust. Anderzijds is er vanuit huidige en nieuwe afnemers behoefte aan nieuwe functionaliteiten. Denk aan verbetering van de zoek en vind mogelijkheden, toepassing van multimedia en ondersteuning van de Wet open overheid, de Woo. Mede om die reden zijn afnemers als de Rechtspraak en de IND bij het centrale programma betrokken om hun wensen te ventileren.”

CDD+ klaar voor de toekomst

De stuurgroep kent een breed palet aan uitdagingen, zo blijkt. Douwe Pieter: “We hebben ook te maken met de doelen van het Rijksbrede programma Open op Orde. Dat beoogt de informatiehuishouding van de Rijksoverheid te verbeteren en transparanter te maken. Ook die doelen moeten we betrekken in de doorontwikkeling van het CDD+. De overkoepelende stuurgroep maakt een afweging in prioriteit en tempo voor al deze aspecten. Bij alles is er natuurlijk één gezamenlijke uitdaging: het CDD+ klaar voor de toekomst maken vanuit de beste keuzes voor onze afnemers binnen JenV.”

Beheersbaar, vindbaar en uitwisselbaar

Gerben Kleine is manager (ad interim) en kwartiermaker van de Digitaliserings- en Archiveringsdienst (DAD) bij Justid en vanuit die rol verantwoordelijk voor het CDD+. “JenV is een van de grootste archiefvormers van Nederland”, stelt hij. “De beheersbaarheid, vindbaarheid en uitwisselbaarheid van die enorme hoeveelheid dossiers is een uitdaging. Zeker als je bedenkt hoe cruciaal informatie is voor de justitiële ketens die Justid bedient. In de strafrecht-, migratie- en jeugdketen moet je er volledig op kunnen vertrouwen dat informatie duurzaam en veilig is opgeslagen, tijdig vindbaar is en efficiënt wordt uitgewisseld. De DAD levert deze dienstverlening uiteraard binnen de wettelijke kaders. De kennis over ‘wat sla je nu wel op en wat niet’ en ‘hoe maak je informatie toegankelijk en uitwisselbaar’ hebben we als het ware samengebald in de betrouwbare, gemeenschappelijke dienst die het CDD+ nu is. En ja, als daar trots in doorklinkt, klopt dat,” zegt Gerben met een glimlach.

Ambities waarmaken

Hoe maakt Justid de verdere ambities met het CDD+ waar? Gerben: “Moderne informatiehuishouding is onlosmakelijk verbonden met kennis over IT in brede zin. Justid is sinds zijn oprichting bij uitstek een organisatie geweest die beide aspecten combineert. We hebben de IT-professionals én de informatiedeskundigen in huis. Zij vormen het kennisfundament waarop we onze groeiambities kunnen waarmaken. De doorontwikkeling van het CDD+ die we nu ondernemen, betekent dat onze opdrachtgever DI&I daarin net zoveel vertrouwen heeft als wij. Ik nodig geïnteresseerde organisaties binnen JenV dan ook uit om te komen praten over wat het CDD+ in de toekomst voor hen kan betekenen!”