Terugblik op eerste innovatieweek Justid: ‘Ketenpartners zeggen: dat willen wij ook’
Innovatie is één van de kernwaarden van de Justitiële Informatiedienst (Justid). Tom Schepers helpt als innovatiemanager om invulling te geven aan deze kernwaarde. Samen met een aantal Justid-collega’s is hij verantwoordelijk voor de organisatie van een speciale interne innovatieweek, die plaatsvond van 9 tot en met 15 maart. “Elke Justid-medewerker moet de ruimte krijgen om te vernieuwen in zijn of haar werk. Ik ben constant op zoek naar een aanpak die bij iedereen beklijft: de innovatieweek is daar een mooi voorbeeld van.”
Het idee voor een gezamenlijke interne innovatieweek kwam voort uit een werkwijze die al door ontwikkelteams binnen Justid wordt gebruikt. “In de zogenoemde sprints maken ontwikkelaars vaak gebruik van een tussenweek, ook wel perronweek genoemd. In die week wordt de ontwikkeltrein even gepauzeerd en is er ruimte voor documenteren, opleidingen en bijvoorbeeld ook innovatie.” Schepers zag mogelijkheden voor een centrale innovatieweek. “Vanuit de product-owners kwam het voorstel om die perronweken allemaal op hetzelfde moment te houden en te zorgen dat alle DevOps-teams daar aan meedoen.”
Het plan voor een gezamenlijke week was geboren en op dat moment begon het balletje te rollen, aldus Schepers. “Ik realiseerde me dat ik zo’n gezamenlijke week nog breder kon trekken dan alleen de DevOps-teams.” Schepers kleedde de week aan en nodigde alle Justid-medewerkers uit om een steentje bij te dragen. “Er is bewust voor gekozen om de week intern te houden”, vervolgt hij. “Voor ons was het nieuw, we wilden voor iedereen een veilige omgeving creëren om te durven experimenteren. Intern hebben we in de aanloop veel ruchtbaarheid gegeven aan de innovatieweek, extern niet.”
Aanjager
De innovatieweek werd breed aangekondigd aan het begin van het jaar. Er gebeurde iets opmerkelijks: het aantal inschrijvingen bleef lange tijd op nul staan. “De week was binnen Justid bekend, maar mensen hebben heel lang de kat uit de boom gekeken. Ik begrijp de twijfel wel: collega’s wisten niet wat de bedoeling was, of wisten niet zo goed hoe ze dit het beste konden aanpakken.” Schepers besloot om actief de rol van aanjager op zich te nemen. Dat wierp zijn vruchten af. “Het spreekwoord ‘Als er één schaap over de dam is’ was hier wel van toepassing. Na de eerste aanmelding begon het te lopen.”
Ruim twintig teams hebben uiteindelijk gebruik gemaakt van de innovatieweek om aan een idee, product of dienst te werken. Dat gebeurde op een hybride manier: online en fysiek. “Ik had vooraf een bepaald beeld, dat iedereen op een laptop in een grote ruimte zou zitten te klussen.” Schepers probeerde die mogelijkheid op kantoor te creëren, maar dat pakte iets anders uit. “Uiteindelijk zaten op kantoor in Almelo zo’n vijf teams. De andere teams werkten allemaal via WebEx.”
Nieuwe mogelijkheden
Tijdens de innovatieweek draaide de dienstverlening van Justid gewoon door. “Het is niet dat de organisatie een week stil heeft gelegen. We hebben bijvoorbeeld niet minder aan klantwerk gedaan. De DevOps-teams kenden al tussenweken: wat wij gedaan hebben is bestaande tijd om nieuwe dingen te ontdekken samenbrengen in één week. Dat geeft mogelijkheden die we anders niet hadden gehad”, legt Schepers uit.
Op de slotdag van de innovatieweek hebben alle teams hun verrichtingen aan elkaar gepresenteerd. Ook dat gebeurde op een hybride manier: een aantal teams was fysiek aanwezig op kantoor, anderen sloten via WebEx aan. Een vooraf aangewezen jury beoordeelde de projecten en er werd ook een ‘publieksprijs’ uitgereikt op basis van stemmen van werknemers. “De gezamenlijke afsluiting was goed, er zijn veel presentaties in korte tijd gegeven.”
Divers
De opbrengst van de innovatieweek is divers. De winnaars van de juryprijs hebben bijvoorbeeld gewerkt aan een prototype om via MijnOverheid inzageverzoeken in te dienen voor een van onze opdrachtgevers. De winnaars van de publieksprijs hebben een plan gepresenteerd voor een app om werknemers in een organisatie met elkaar te verbinden en netwerken makkelijker te maken. Schepers noemt nog een aantal voorbeelden: “Er was nog een groep die heeft gewerkt aan de mogelijkheden van analyse van ‘klikgedrag’, iets wat van pas kan komen bij het ontwerpen van een interface voor applicaties en websites. Een andere groep werkte weer aan een idee om datastromen in te zetten om geautomatiseerd incidenten te herkennen.”
Schepers blikt tevreden terug. “Allereerst natuurlijk de ideeën: daar bouwen we op verder. De kracht van de innovatieweek zit hem er ook in dat veel mensen elkaar hebben leren kennen. Collega’s hebben de kans gekregen om bij elkaar in de keuken te kijken.” Volgens de innovatiemanager hebben veel mensen de week benut om op een creatieve manier naar problemen te kijken. “Zo zijn er teams geweest die de week hebben aangegrepen om een lastige klus die al een tijdje lag gezamenlijk als team op een creatieve manier aan te pakken. Dat is eigenlijk geen innovatie, maar ik juich zo’n creatieve aanpak om iets van de kant te krijgen van harte toe.”
We zijn er klaar voor om in onze volgende innovatieweek samen met onze klanten uitdagende vraagstukken op te pakken
Als je in een afbakende tijd gezamenlijk op een creatieve manier aan vraagstukken werkt, dan ontstaat er energie, aldus Schepers. “Die mindset kun je in de rest van het jaar ook gebruiken.” Krijgt de innovatieweek een vervolg? “Ja, we willen dit volgend jaar graag opnieuw doen. Herhaling is nuttig om de energie erin te houden. Ik heb daarnaast veel leuke reacties gehad van ketenpartners. Die zeggen: wat goed, dat willen wij ook.” De innovatieweek zal volgens Schepers volgend jaar meer naar buiten gericht zijn. “We zijn er klaar voor om in onze volgende innovatieweek samen met onze klanten uitdagende vraagstukken op te pakken. Het komend jaar zullen we het gesprek aangaan met ketenpartners om te kijken of zij onderwerpen kunnen aandragen die zich lenen voor de innovatieweek 2023.”
Team PET: mijn inzageportaal
Demi Lamers is Data Scientist. Vanuit de directie Ketenstrategie werkt ze onder andere mee aan de datastrategie van Justid en werkt ze met team Data Gedreven Werken (DGW) aan projecten door de hele organisatie. Haar team won tijdens de innovatieweek de juryprijs.
Aan welk idee heb je gewerkt tijdens de innovatieweek?
Demi: “De innovatieweek van Justid stond voor Team PET - dat zijn Gerben Kroese, Suzanne Hartholt en ik - in het teken van het creëren van een privacyvriendelijker overheid. Ons team heeft gewerkt aan het toepassen van PET (privacy enhancing technologieën) bij het Travel Information Portal (TRIP) dat Justid beheert. Hierbij hebben we ons uiteindelijk gefocust op drie aspecten: verbetering van toegankelijkheid van reizigers tot hun passagiersgegevens, het toepassen van privacyvriendelijke technologieën en inrichting van een gebruiksvriendelijker proces voor zowel luchtvaartpassagiers als overheidsmedewerkers.”
Wat hebben jullie ontwikkeld?
“We hebben een concrete uitwerking opgeleverd van de manier waarop je vanuit Justid proactief kan inspelen op de belangen van burgers en ketenpartners door een dienst privacyvriendelijker in te richten zonder dat dit ten koste gaat van opsporingsbelangen. We hebben uiteindelijk een prototype opgeleverd die laat zien hoe zo’n verandering van de dienst eruit kan zien vanuit burgerperspectief.
Wat gaat er met het idee gebeuren?
“We leggen de plannen voor bij allerlei typen stakeholders: van medewerkers van TRIP zelf tot Pi-NL, Douane en de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV). Maar ook collega’s van de directie Innovatie, Kennis en Strategie, het privacybeleidsteam en de privacyofficer van Justitie en Veiligheid. Samen met de privacyofficers van allerlei onderdelen en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Pi-NL zullen we ons plan gaan aanscherpen. Uiteindelijk zetten we, mede met behulp van het Strategisch Thema Team (STT) Internationaal en onze directeur Ketenvoorzieningen en Innovatie Henk Brouwer het idee onder meer voort bij het Innovation board en Innovatiecourt Strafrechtketen. We hopen dit jaar nog de eerste stappen tot realisatie te zetten en een verkenning te starten over het vernieuwen van inzageprocessen binnen andere onderdelen.”
Wat levert het op voor burgers en ketenpartners?
“Het moet voor burgers makkelijker worden om te zien wat de overheid doet met hun gegevens. Wanneer je ooit hebt gevlogen moet je in staat zijn je passagiersgegevens gemakkelijk in te zien, op te vragen, te wijzigen of een verzoek tot verwijdering in te dienen. Daarnaast hopen we dat we met de uitwerking van dit idee ketenpartners kunnen inspireren die betrokken zijn bij inzage-, wijzigings- of verwijderverzoeken. Dit omdat de oplossing, naast de voordelen voor de burger, ook het afhandelingsproces versnelt. Voor de geïnteresseerde lezer: mocht je enthousiast worden van deze plannen, neem dan contact op met Team PET door te mailen naar mij via info@justid.nl zodat we je zo snel mogelijk op vlieghoogte kunnen brengen.”
Hoe blik je terug op de innovatieweek? Volgend jaar weer?
“Het was heel erg verfrissend om je vaste werkzaamheden even op de achtergrond te plaatsen en je een aantal dagen helemaal te storten op een nieuw onderwerp dat je interessant vindt. De innovatieweek geeft hierbij ook een kans voor Justid om proactiever in te spelen op de wensen van ketenpartners. Daarnaast heb ik nieuwe collega’s ontmoet en sommige collega’s voor het eerst offline gezien. Kortom, zeker voor herhaling vatbaar!”
Verbinden, netwerken, vitaliteit en duurzaamheid
Mariska Scherphof-Aalderink is sinds april 2021 als Strategisch Adviseur werkzaam binnen de directie Ketenstrategie. Daarvoor was zij gedeeltelijk werkzaam als coördinator voor innovaties in de strafrechtketen. Haar team won tijdens de innovatieweek de publieksprijs.
Aan welk idee heb je gewerkt tijdens de innovatieweek?
Mariska: “Ik heb de kans gegrepen om meer medewerkers de methode van Design Thinking te laten ervaren in een sprint. Ik ben enthousiast, maar mis de ervaring om zelf een groep te begeleiden. Met een ervaren facilitator hebben we de sprint georganiseerd: ik kijk ‘de kunst af’ en assisteer en een team gaat aan de slag met een vraagstuk. Het team is divers. Afkomstig uit diverse afdelingen, diverse vestigingen en diverse functies. En ook met diverse doelen: de één doet mee vanwege het onderwerp, de andere vanwege de Design Sprint. En zelfs diverse locaties: een groot deel is fysiek aanwezig in ons teamhok deze week, een paar doet online mee en ééntje doet beide, eerst online en de laatste dag fysiek. Gelukkig weet onze facilitator daar wel raad mee, en dankzij de applicatie MIRO en vele foto’s houden we zowel de fysieke ruimte als het online MIRO-bord actueel. Zaten we eerst in een kale ruimte, naarmate de sprint vordert worden de wanden en ramen volgeplakt met papieren en posters en eigen creaties.“
Wat hebben jullie ontwikkeld?
“Het vraagstuk dat we hebben opgepakt luidde: ‘creëer een omgeving waarin collega's elkaar kunnen ontmoeten op basis van werkzaamheden en interesses. Een oplossing die het mogelijk maakt voor collega's om elkaar te leren kennen en te vinden, vragen te stellen en activiteiten te organiseren.’ Dit vraagstuk komt voort uit de context dat Justid hard aan het werk is om van een hiërarchische naar een netwerkorganisatie te transformeren.”
“In de netwerkorganisatie zijn medewerkers meer eigenaar van hun werk en proactief en stimuleert de organisatie het ontwikkelen van de talenten van medewerkers. De stelling is dat de overstap van een hiërarchische organisatie naar een netwerkorganisatie alleen kan slagen als collega's elkaar weten te vinden en makkelijk kunnen samenwerken.”
“Na eerst het vraagstuk goed verkend te hebben, zijn we op zoek gegaan naar oplossingen en hebben we uiteindelijk één oplossing uitgewerkt tot een prototype. Het prototype is een platform met daarin verschillende mogelijkheden voor het verbinden van collega’s. De manier van het maken van een ‘speeddate’ is verder uitgewerkt in het prototype. Dit prototype is vervolgens getest door collega’s. Dit heeft waardevolle feedback opgeleverd over mogelijk gebruik van zo’n platform en wat de gebruikte terminologie met de medewerker doet.”
Wat gaat er met het idee gebeuren?
“Het ophalen van feedback is juist het doel van zo’n prototype. Dat het niet perfect is, wisten we al op voorhand. Maar met relatief weinig inspanning hebben we een mooie lijst aan eisen en wensen opgehaald voor een product, waarvan we dan weten dat de beoogd gebruikers er blij van worden. En als de feedback had uitgewezen dat het niets was, dan zouden we daar ook snel achter zijn gekomen. De week heeft ons laten ervaren hoe we met Design Thinking in korte tijd veel kunnen bereiken. We hebben de methodiek ervaren en zijn een prototype rijker. Daarnaast hebben we elkaar als collega’s leren kennen en elkaars al dan niet verborgen talenten ontdekt. Van andere collega’s hebben we aanbiedingen gekregen voor hulp bij een vervolg. Allereerst gaan we met het team de week evalueren en daarvoor hebben we een date gemaakt.”
Wat levert het op voor burgers en ketenpartners?
“Het is een experiment dat vooral iets biedt aan onze Justid-collega’s. Maar als we elkaar als collega’s kunnen vinden en samenwerken vanuit onze verschillende talenten, dan gaan onze partners en klanten daar ongetwijfeld wat van merken. En het is ook precies hoe we in een netwerkorganisatie willen werken. Zelf ben ik overtuigd van de meerwaarde die de aanpak van Design Thinking kan brengen. Het vraagt een open, nieuwsgierige houding, gezond verstand en het loslaten van je oordeel. Ik heb er vertrouwen in dat ik nu zelf ook een Design Thinking sprintweek zou kunnen begeleiden. Het leuke is, ik heb al een eerste vraag voor begeleiding van collega’s."
Hoe blik je terug op de innovatieweek? Volgend jaar weer?
“De innovatieweek heeft ons veel energie opgeleverd. In een andere setting, met andere collega’s geeft een hele andere dynamiek van werken. De afsluiting met presentaties vond ik super. Iedereen krijgt zo mee wat er in de week is gebeurd. Teams hebben elkaar gevonden en gaan samen verder, omdat de vraagstukken en oplossingen waaraan gewerkt is erg op elkaar lijken. Ook zijn er ‘vakgroepen’ ontstaan van collega’s die elkaar op onderwerpen en interesse hebben gevonden. Zo’n week is zeker voor herhaling vatbaar.“