e-Handtekening voor alle JenV-onderdelen beschikbaar
Het formeel goedkeuren en ondertekenen van stukken is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk binnen JenV. Onder druk van corona is afgelopen zomer voor een aantal topambtenaren van het Bestuursdepartement een tijdelijke maatregel getroffen om ‘op afstand’ digitaal stukken wettelijk rechtsgeldig te kunnen ondertekenen. Dit kon door tijdelijk gebruik te maken van de digitale voorziening waar het Openbaar Ministerie en de Rechtspraak al mee werkten. Inmiddels is een traject afgerond om tot een definitieve voorziening te komen en deze is nu als gemeenschappelijke dienst ‘e-Handtekening’ beschikbaar voor alle JenV onderdelen.
Diverse JenV-onderdelen, waaronder de Justitiële Informatiedienst (Justid), het OM en het Dienstencentrum, hebben de afgelopen periode hard gewerkt om de nieuwe gemeenschappelijke dienst op te leveren, waarbij dankbaar gebruik gemaakt is van de ervaringen met de technologie bij het OM en de Rechtspraak. “Met de e-Handtekening kunnen formele documenten zoals vonnissen, processen-verbaal en contracten rechtsgeldig digitaal worden ondertekend. Het is een juridisch gekwalificeerde handtekening die voldoet aan Europese richtlijnen. Het proces van printen, ondertekenen, scannen en uploaden valt er tussenuit en naar kantoor komen om te ondertekenen is dan ook niet meer nodig. Dat is niet alleen efficiënter, maar zorgt er ook voor dat informatie beter beveiligd en behouden blijft”, zegt Alex Maas van de directie Informatievoorziening en Inkoop.
Hoe werkt de e-Handtekening?
Je kunt de dienst beschouwen als centrale goedkeuringsvoorziening voor JenV. De e-Handtekening kan aan allerlei applicaties worden gekoppeld. Na digitale ondertekening wordt van een document een pdf-versie gemaakt die in gecodeerde vorm wordt opgeslagen op een centrale plaats bij Justid, de zogenaamde Provenance Store.
De e-Handtekening zal worden gepositioneerd naast de al bestaande dienst e-Akkoord. Tussen deze twee diensten bestaat een wezenlijk verschil: de e-Handtekening richt zich op de gekwalificeerde digitale handtekening voor formele documenten als vonnissen, pv’s en contracten, terwijl het e-Akkoord is bedoeld voor de geavanceerde digitale handtekening voor bijvoorbeeld interne stukken.
De e-Handtekening voldoet aan alle (Europese) eIDAS-eisen wat betreft de authenticatie van de ondertekenaar en de koppeling van de handtekening met het document. Dit is uitermate belangrijk, omdat bijvoorbeeld in de rechtszaal geen twijfel mag bestaan over de geldigheid van digitaal ondertekende processtukken.
Justid hét aanspreekpunt voor e-Handtekening
Justid is de beheerder van de e-Handtekening en gaat het beheer hiervan ook voor het OM en de Rechtspraak verzorgen. “We hebben daar al een aantal voorzieningen voor draaien. Deze voorzieningen worden beheerd door één team binnen de nieuwe afdeling Verbindingen en Veiligheid. Zij zijn hét aanspreekpunt voor JenV-onderdelen die willen aansluiten, geven adviezen en begeleiden de daadwerkelijke aansluiting op de e-Handtekening”, aldus Cor de Jonge, business owner e-Handtekening vanuit Justid.
Vooruitstrevende en modern
Een van de topambtenaren die wordt aangesloten op de e-Handtekening is Annemieke van Dam, programmadirecteur-generaal Georganiseerde en Ondermijnende Criminaliteit bij JenV. “Ik vind het fantastisch dat digitaal ondertekenen nu voor heel JenV mogelijk is. Wij willen als JenV een vooruitstrevende organisatie zijn en daar horen dit soort moderne toepassingen gewoon bij. Het document heeft dezelfde juridische waarde als een document dat nog echt met de hand wordt ondertekend. Het is zo veel efficiënter werken, vooral omdat een koppeling met bijvoorbeeld DigiJust kan worden gemaakt. Ik vind het mooi om te zien dat de e-Handtekening door Corona in een stroomversnelling is gekomen. De lastige periode waar we nu met elkaar in zitten, brengt toch ook positieve zaken. Misschien was het anders helemaal nog niet zo vanzelfsprekend dat we een e-handtekening zouden hebben.”
Gefaseerde aansluiting JenV-onderdelen
Maas: “Er is al veel animo om gebruik te maken van de e-Handtekening. We gaan JenV-onderdelen gefaseerd aansluiten waarbij we zijn begonnen met het Bestuursdepartement, het Openbaar Ministerie, Dienst Terugkeer en Vertrek en Dienst Justitiële Inrichtingen. Ik ben er enorm trots op dat wij deze voorziening in relatief korte tijd samen met de betrokken JenV-onderdelen hebben ontwikkeld, een mooi staaltje samenwerking!”
