EBV methode

EBV methode

De EBV methode is een methode die ketenpartners, met ondersteuning van EBV, helpt om stapsgewijs de elektronische uitwisseling te realiseren in het kader van ketenprocessen (zowel in enkelvoudige als samengestelde services). Met behulp van de EBV methode worden globaal vijf stappen doorlopen, ieder met een eigen set deliverables.

Stap 1: Afbakenen

Tussen de ketenpartners bestaan vaak werelden van verschil in techniek (verschillende ICT-systemen en systematieken), werkprocessen en begrippenkaders

In de eerste stap van een ketenproject wordt het project ingekaderd en bepaald welke informatie elektronisch wordt afgehandeld (NB: niet in alle gevallen is elektronische uitwisseling een reële optie). Omdat ketenprojecten van nature vaak groot en meestal ingewikkeld zijn, is het essentieel van te voren de scope van het project en een aantal uitgangspunten vast te leggen in een Scope- en uitgangspuntennotitie. Daarnaast ondersteunen we de ketenpartners in het opstellen van een landkaart processchema: een grafisch schema waarin de verschillende ketenprocessen en interacties tussen deze processen op een overzichtelijke manier worden beschreven.

Stap 2: Identificeren koppelvlakobjecten

Wanneer de scope en uitgangspunten zijn vastgelegd en er een overzicht is van de in het ketenproject betrokken organisaties worden de koppelvlakobjecten gedefinieerd en beschreven

In deze tweede stap wordt duidelijk welke informatie moet worden uitgewisseld en hoe deze uitwisseling verloopt. In EBV-terminologie wordt hier gesproken van bedrijfstransacties waarin bedrijfsdocumenten worden uitgewisseld. Het resultaat van deze tweede stap is een zogenaamd productenboek waarin de basiseigenschappen van geïdentificeerde berichten zijn vastgelegd.

Stap 3: Uitwerken interacties

In de derde stap worden de op hoofdlijnen vastgestelde koppelvlakobjecten in nader detail uitgewerkt. Tijdens dit uitwerken wordt bekeken of bestaande processen wellicht beter kunnen worden ingericht.

Het EBV team helpt ketenpartners, met behulp van workshops, desk research en bilateraal overleg, om de betrokkenheid van partijen, de transacties en de inhoud van deze transacties verder uit te werken. Per proces wordt aangegeven welke acties er zijn, welke informatieproducten er 'door het proces stromen', en of er externe verbindingen zijn: verbindingen met de buitenwereld die niet via elektronisch berichtenverkeer verlopen.

Ook wordt gekeken of er voor deze stromen een generiek patroon valt te ontdekken, welke de implementatie van de gegevensuitwisseling in hoge mate kan vereenvoudigen. Deze optimalisatiestap kan ingrijpend zijn: in een bepaalde overkoepelend ketenproces is door het meer generieker maken van de onderliggende processen en de daarin onderkende uit te wisselen gegevens het aantal bedrijfsdocumenten van ruim zeventig teruggebracht naar minder dan twintig.

Voor de twee bovenstaande stappen wordt voor een groot deel geleund op een internationale OASIS-standaard ebBP (ebXML Business Process). Deze standaard is bedoeld voor het modelleren van interactieprocessen tussen partijen (en dus niet zo zeer voor de bedrijfsprocessen binnen een organisatie).

Stap 4: Vaststellen bedrijfsdocumenten

De binnen de interactieprocessen onderkende bedrijfsdocumenten worden – conform definitie en in overleg met het ketenprojectteam – door het EBV team beschreven.

Deze bedrijfsprocessen worden op basis van de reeds aanwezige gegevens (core components) in het gegevenswoordenboek dat voor de context relevant is (strafrechtsketen, jeugdbeschermingsketen etc.) beschreven. Waar nodig wordt het gegevenswoordenboek uitgebreid met nieuwe begrippen. Het projectteam geeft daarbij aan wat de courante naamgeving, definities en gebruikelijke inhoud is. Op basis daarvan worden conform een gestandaardiseerde aanpak in het gegevenswoordenboek de gegevenselementen beschreven. Dit wordt gedaan zodat enerzijds gebruikers, informatieanalisten en ontwikkelaars de door EBV verlangde validatie kunnen uitvoeren en anderzijds geen interpretatieverschil kan ontstaan betreffende vorm en inhoud van elk uit te wisselen gegevenselement.

Stap 5: Acceptatie

In stap 5 leggen de ketenpartners de koppelvlakbeschrijving(en) voor aan hun beleidsorganen of standaardisatieorganen, om deze te laten accepteren.

Hoe ketenpartners dat intern organiseren is hun eigen verantwoordelijkheid. Binnen een haalbare periode moeten alle projectteamleden akkoord gaan met de opgeleverde producten en deze met een positief advies voorleggen aan hun opdrachtgevers. De opdrachtgevers moeten dan hun akkoord geven op de nieuwe koppelvlakbeschrijving(en) die onderdeel van het ketenproces uitmaken.

Een uitvoerige beschrijving van al deze stappen vindt u in het EBV-handboek.