Over CDD+

Over CDD+

Digitale duurzaamheid

Een van de hoofdtaken van het CDD+ is digitale archiefobjecten op een duurzame wijze te beheren en voor onbepaalde tijd toegankelijk te houden. Het mag bijvoorbeeld niet zo zijn dat een Word-document na verloop van tijd niet meer te raadplegen is, omdat er geen software of hardware meer is die het document kan representeren.

Aan ketenpartners die hun archiefobjecten willen opslaan in het CDD+ wordt de garantie gegeven dat objecten gedurende hun wettelijke bewaartermijn authentiek worden beheerd. Voor de ketenpartner is het immers van het grootste belang dat zijn informatie op een betrouwbare wijze is opgeslagen en dat de bewijskracht en toegankelijkheid van de oorspronkelijke informatie onveranderd blijft.

Bestandsformaten

De noodzaak van duurzame opslag roept de vraag op hoe het CDD+ moet worden ingericht om aan de eisen van digitale duurzaamheid te voldoen. Daarvoor moet altijd software beschikbaar zijn die de gebruikte bestandsformaten kan openen en de inhoud kan presenteren zoals bedoeld bij het aanmaken van het document. Mocht de ondersteuning voor een bestandsformaat dreigen weg te vallen, dan wordt naar een oplossing gezocht.

Dit kan betekenen dat de betreffende documenten worden geconverteerd naar een ander, duurzaam formaat. Voor tekstbestanden is dat de laatste versie van PDF/A. Beeld- en geluidbestanden kunnen wel worden opgeslagen in het CDD+, maar we kunnen nog geen garantie gegeven dat deze documenten in de toekomst kunnen worden geopend. Uiteraard zijn we actief betrokken bij onderzoek over hoe beeld- en geluidsbestanden in de toekomst wel duurzaam beheerd kunnen worden.

Tenslotte is er een categorie bestanden waarvoor geen plaats is in het CDD+. Het gaat dan om bestanden met actieve elementen, zoals een .exe bestand. Daarnaast vallen ook versleutelde bestanden en bestanden die door middel van een wachtwoord zijn beschermd in deze categorie. Immers, zonder sleutel of wachtwoord kunnen deze bestanden niet worden geopend.

Vervanging (substitutie)

De Justitiële Informatiedienst biedt een faciliteit om informatie op papier om te zetten in een digitaal archief en dat vervolgens duurzaam te beheren en te ontsluiten. Organisaties hoeven in dit geval dus zelf geen papieren archief meer te beheren en beschikken over centraal opgeslagen elektronische dossiers die op meerdere plaatsen beschikbaar zijn. Uiteraard is het ook mogelijk materiaal dat in een digitale omgeving is gemaakt (‘digital born’), in het CDD+ op te nemen.

Vervanging maakt het mogelijk om de bewijskracht van papieren documenten over te laten gaan op het digitale document. Dit wordt vervanging of substitutie genoemd. Het papier móet in geval van vervanging worden vernietigd. In het geval van vervanging moet een organisatie kunnen aantonen dat het duurzame beheer van de digitale gegevens goed wordt geregeld. Door de digitale bestanden op te nemen in het CDD+, kan Justid het beheer van de digitale bestanden voor de betreffende organisatie uitvoeren.

Ook moet er een formeel besluit zijn van de zorgdrager. Justid kan behulpzaam zijn bij het opstellen daarvan. Voor een uitgebreide toelichting op vervanging verwijzen we graag naar de beleidsregel ‘vervanging’ die is opgesteld door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Nationaal Archief): http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/informatiebeheer-archiefvorming/vervanging/procedure-vervanging.

Koppeling aan informatiesystemen

Door aan de documenten registratiekenmerken toe te voegen, die deels afkomstig zijn uit bijvoorbeeld de Strafrechtsketendatabase (SKDB), het Justitieel Documentatie Systeem (JDS) of uit eigen bedrijfsprocessystemen, kunnen verschillende dossiers aan elkaar worden gekoppeld. Bovendien wordt zo voorkomen dat er meerdere dossiers van één persoon worden aangemaakt.

Zo wordt bijgedragen aan een verdere realisatie van het integer en integraal persoonsbeeld. Integer persoonsbeeld wil zeggen dat informatie over personen in de strafrechtketen gekoppeld is aan de juiste persoon. Integraal persoonsbeeld wil zeggen dat alle informatie over verdachten en veroordeelden die al ergens in de strafrechtketen aanwezig is, voor iedere daartoe gerechtigde functionaris in die keten snel en efficiënt toegankelijk is.