FAQ CDD+

Vragen en antwoorden over het Centraal Digitaal Depot+.

  • Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) is het elektronisch depot (e-depot) voor het ministerie van Veiligheid en Justitie en de daaraan gerelateerde instellingen. Een e-depot is een voorziening voor het duurzaam beheren en ontsluiten van digitale informatie. Dat wil zeggen dat de levensduur van digitale informatieobjecten ook voor langere tijd wordt gegarandeerd. Het CDD+ is één van de diensten van de Justitiële Informatiedienst. Met het CDD+ beschikt Justid over een centrale voorziening voor de opslag van digitale dossiers die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

    Meer info
  • Door gebruik te maken van het CDD+ wordt uw organisatie ontzorgd op informatiegebied, omdat wij dit zo hebben ingericht dat aan de wettelijke eisen kan worden voldaan. De rijksoverheid moet vanaf 2017 digitaal gaan werken en zoveel mogelijk digitaal gaan communiceren met de burger. Voor een goede digitale informatievoorziening en –uitwisseling is het van belang dat de informatie duurzaam wordt beheerd en toegankelijk blijft. Het CDD+ is een plaats waar het Rijk en daaraan gerelateerde instellingen tot over lengte van jaren hun informatie vindbaar en bruikbaar kan bewaren.

    Alle overheidsorganisaties van het Rijk vallen bovendien onder de Archiefwet.

    Meer info
  • Digitale duurzaamheid is de houdbaarheid en bruikbaarheid van digitale gegevens op de langere termijn. Omdat zowel hardware als software continu veranderen, kunnen digitale gegevens snel onbruikbaar worden. Daardoor komt niet alleen de leesbaarheid van gegevens in gevaar maar kan ook de authenticiteit van gegevens niet meer gegarandeerd worden.

    Om de digitale duurzaamheid van archiefbescheiden te waarborgen en de ordening en toegankelijkheid binnen de wettelijke kaders in te bedden heeft de Justitiële Informatiedienst een preserveringstrategie ontwikkeld om de archiefbescheiden in dezelfde vorm te kunnen presenteren als ze zijn ontvangen of opgemaakt.

    Daarnaast wordt de authenticiteit van gegevens bewaakt door middel van  een digitaal archiefsysteem dat de volgende functies omvat: innemen (vastlegging), opslag, ordening, beschrijving, selectie, verwijdering, bewaren, preserveren en beschikbaar stellen. Dit digitale archiefsysteem bestaat niet alleen uit techniek maar ook uit procedures en beleid.

    Meer info
  • Een besluit tot vervanging betekent dat de bewijskracht van een papieren document over gaat op het omgezette, veelal digitale document. Het origineel moet dan worden vernietigd. Voor het nemen van een besluit tot vervanging is het van belang dat middels technische en procedurele waarborgen kan worden aangetoond, dat de omzetting volgens de archiefwettelijke kaders heeft plaatsgevonden. De Justitiële Informatiedienst begeleidt en ondersteunt haar klanten bij het doorvoeren van vervanging.


    Voor een uitgebreide toelichting op vervanging verwijzen we graag naar de beleidsregel ‘vervanging’ die is opgesteld door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Nationaal Archief).

    Meer info
  • De meeste primaire processystemen zijn zeker geschikt voor het beheren en vindbaar houden van digitale documenten en bestanden over een aantal jaren, maar niet over vele tientallen jaren. Door de snelle ontwikkelingen in de ICT is zo’n systeem maar beperkt houdbaar, terwijl blijvend te bewaren data ook voor de langere termijn veilig gesteld moeten worden. Vaak worden bij de vervanging van een nieuw document management systeem (DMS) de afgesloten dossiers als een ballast ervaren die men liever niet mee converteert. Het gevaar is dan dat deze niet meer toegankelijk zijn. Bovendien is zo’n applicatie doorgaans niet toegankelijk voor ketenpartners buiten de eigen organisatie, zodat er sowieso een oplossing voor uitwisseling en beschikbaarstelling aan derden moet komen. In het CDD+ kunnen deze afgewerkte bestanden applicatie-onafhankelijk en duurzaam worden bewaard en uitgewisseld.

    Meer info
  • Als uw organisatie op het CDD+ wil aansluiten verwachten wij dat u zèlf een aantal facetten van de informatiehuishouding in kaart brengt. Een handige leidraad hierbij is het Stappenplan aansluiten op het CDD+ waarbij u via een vraag-antwoordspel komt tot een beschrijving van de gevraagde issues. Het Stappenplan kent een uitgebreide toelichting waarin veel wet- en regelgeving al is beschreven.

    Elke zorgdrager die wil aansluiten op het CDD+ moet voldoen aan een aantal aansluitvoorwaarden. Dat betreft met name standaardformaten, metadata, techniek en  het voortraject. Klik hier voor de set van aansluitvoorwaarden zoals die tot nu toe bekend zijn.

    Meer info
  • Metadata zijn gegevens over een document en zijn context. Deze gegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen. En ze zorgen ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft. Zonder informatie die vertelt waar de gegevens vandaan komen, en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt zijn (contextuele metagegevens) is het niet mogelijk om te zoeken in digitale informatie. Zonder technische metagegevens weten we niet hoe we bestanden later leesbaar moeten maken.

    Er zijn rijksbrede afspraken over het vastleggen van metagegevens. Deze staan in het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk). Als u volgens deze afspraken werkt, kan het CDD+ uw metadata gebruiken. In andere gevallen zal een vertaling plaats moeten vinden.

    Meer info
  • Organisaties in een keten wisselen informatie uit, vaak in de vorm van specifieke documenten (bijvoorbeeld processen-verbaal, verzoekschriften). Elke ketenpartner heeft zijn eigen documentenstroom en specifieke werkprocessen. Een organisatie ontvangt of creëert documenten en voorziet die van haar eigen metadata. Vervolgens stuurt ze die documenten (deels) door naar de volgende actor in de keten, die ook weer zijn eigen metadata toevoegt.

    Door het principe van eenmalige opslag en meervoudig gebruik werken alle organisaties met hetzelfde document. Dat wordt eenmalig opgeslagen in het CDD+ en vervolgens gelinkt naar elke organisatie die het nodig heeft en ertoe gerechtigd is om het in te zien. De uniciteit, authenticiteit en dus betrouwbaarheid van het document wordt daarmee gewaarborgd. Er ontstaat een maximale uitwisselbaarheid.

    Meer info
  • Het CDD+ voldoet aan de richtlijnen van de Baseline Informatiebeveiliging Rijk (BIR:2010), die één normenkader voor de beveiliging van de informatiehuishouding van het Rijk biedt. Dit maakt het mogelijk om veilig samen te werken en onderling gegevens uit te wisselen. De BIR zorgt voor één heldere set afspraken zodat een bedrijfsonderdeel weet dat de gegevens die verstuurd worden naar een ander onderdeel van de rijksdienst op het juiste beveiligingsniveau (vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid) worden behandeld.

    Meer info
  • Op termijn zal de digitale handtekening de geschreven handtekening voor een groot gedeelte gaan vervangen. De archivistische voorwaarde om de digitale handtekening binnen het werkproces in te voeren, is dat het document en de daaraan onlosmakelijk verbonden handtekening als geheel duurzaam opgeslagen kan worden. Binnen het CDD+ zijn maatregelen getroffen om archiefbescheiden, in combinatie met de digitale handtekening en de daarbij behorende certificaten, digitaal op te slaan.

    Meer info
  • Kunt u op deze site geen antwoord vinden op uw vraag? Neem dan contact op met de Justitiële Informatiedienst. Het Expertisecentrum EDDA is te bereiken via de Frontoffice van de Justitiële Informatiedienst. Dit is het eerste aanspreekpunt voor zowel de interne als externe gebruikers van de bij de Justitiële Informatiedienst ondergebrachte informatiesystemen.

     

    De Frontoffice is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 07.30 uur tot 17.30 uur. U kunt uw vraag ook mailen naar info@justid.nl onder vermelding van FAQ CDD+.

     

    T 088 - 998 90 00

    info@justid.nl

    Meer info